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项目协同 / 事项管理 / 自定义工作流

自定义工作流

功能介绍

企业团队在飞速发展的过程中,由于业务扩张,项目众多,不同项目间的研发模式往往存在巨大的差异,同时一个项目内也存在着来自不同需求方的多样化需求,难以进行统一的研发管理。

借助 CODING 自定义工作流,可以自定义所有事项(史诗、用户故事、需求、任务、缺陷、子工作项)的工作流状态与步骤,在满足不同团队的个性化需求的同时配置统一的流转规则,固定流转方式,使团队内不同项目的处理流程能够实现状态定义的一致性,显著提高跨项目与跨部门协作的效率。

工作流配置包括界定事项的状态与步骤,步骤表示事项从开始状态到目标状态的过程。

本文将通过「团队级工作流配置」「项目内工作流配置」两个模块,结合具体项目,介绍如何自定义团队专属的工作流。操作顺序为:

  1. 先创建团队级状态,再从已有的团队级状态中,为不同的事项类型设置所需工作流状态;

  2. 团队级工作流配置完成后,可在不同项目内,根据实际情况,调整各事项(史诗、用户故事、需求、任务、缺陷)中工作流流转规则。

团队级工作流配置

确认权限

团队级状态设置影响整个团队的事项状态,因此仅有开启「管理权限」的用户组成员才能修改或添加自定义状态,可点击团队首页右上角的齿轮图标 进入团队设置中心,在「组织与成员」->「权限配置」->「用户组」中查看详情。

以游戏行业内美术开发项目为例,工作流状态一般涵盖 「文案确认」->「UI 设计」->「原画设计」->「模型设计」->「动画特效设计」->「确认交付」,项目类型在团队内属于刚需且工作流存在特殊性,因此可以在自定义事项类型中创建自定义「美术需求」后,对该事项类型设置个性化工作流。

设置状态

  1. 点击团队首页右上角的齿轮图标 进入团队设置中心,选择 「功能设置」->「项目协同」->「事项属性」即可进入状态设置页。通过右上方「创建状态」,填写状态名称、设定状态类型、添加状态描述(选填)后,即可创建自定义状态。

    将美术开发项目工作流中涉及到的状态添加进事项状态内,名称不可重复。

  1. 前往「事项类型」,在「美术需求」的「操作」中选择「工作流」。

  1. 进入工作流详情页后,选择「添加状态」,将涉及到的状态添加至工作流中,若打开「任何状态可转换到该状态」选项,则表示项目内的所有状态都可以切换至该目标状态。可在工作流左侧纵轴中设置初始状态,或将状态移除工作流。

修改/删除状态

在事项状态设置页内任一状态末端的「操作」菜单中,可编辑或删除状态。

设置步骤

步骤是指各状态间的流转,用于定义初始状态至目标状态时的流转过程。

  1. 在美术需求工作流详情页中选择「创建步骤」。

  1. 可以指定该步骤的「开始状态」和「目标状态」,步骤名称默认为目标状态,也可进行修改。确认后即可「创建」。

    例如确认文案后仅需制作原画,则可设定开始与目标状态为「文案确认」->「原画设计」,名称设置为「仅制作原画」,完成创建。

  1. 也可以直接在「任何状态」栏中创建流转步骤,此时「开始状态」和「目标状态」由表格横列与纵列对应状态固定,仅能修改「步骤名称」。

注意:在设置步骤时需要注意冲突。如图所示,由于设置了「任何状态」都可以切换至「文案确认」状态,因此覆盖了其他状态单独切换至「文案确认」状态的步骤,仅生效「任何状态」->「文案确认」步骤。

  1. 选择任一步骤,在右侧「步骤设置」中,可以修改步骤名称,或通过下方选项删除该步骤。

配置规则

为工作流配置规则可以帮助团队在执行状态转换前检测限制条件,或者转换后自动执行多个自定义操作。

通过工作流详情页的「配置规则」,或选择某一指定状态,即可在右侧「步骤设置」->「规则」->「+」进行步骤的规则配置。共有四种类型:限制步骤权限、附加属性、更改处理人、更改属性值,可根据团队需求进行配置。

限制步骤权限

默认所有步骤都不会限制成员执行,若配置了步骤权限,则将只允许规则中配置的成员才可执行步骤。

例如在仅制作原画的需求下,需要团队负责人和需求创建者确认后才可变更状态,则可在规则中添加以上成员,以防其他成员误操作。

附加属性

该规则可配置多个属性组成表单,当状态变更时,成员需要录入配置的内容,状态才会进行变更。

例如在进行设计时发现文案设定错误,需记录错误并将状态转为「文案确认」,则可增加附加属性「评论」,并设定该属性必填,则处理人必须在评论内填写文案错误后才能变更状态。

更改处理人

若配置该规则,当状态变更后,将自动修改事项处理人。

例如当动画特效设计完成,状态变更为「确认交付」后需要通知需求创建者,则设置状态变更后的处理人为「创建人」,即可自动修改事项处理人。

更改属性值

若配置该规则,当事项状态变更后,将自动修改已配置的属性值为指定的值。

例如需要实现如下工作流,当步骤调整为「确认交付」后,事项优先级调整为「低」。

则可进行以下操作:选择「配置规则」中的「更改属性值」,将「当前步骤」设置为「任何状态」->「确认交付」,选择「优先级」属性,将属性值更改为「低」,即可实现上述工作流。

工作流视图

工作流配置页包含两种视图:表格视图和列表视图。

  • 表格视图下,首列与首行分别表示开始状态与结束状态,表格内的方块表示状态变更时所提示的步骤

  • 列表视图下,每个状态配有一个表格,表格内展示了由当前状态作为开始状态时,涉及的多个步骤与用户权限。

设置确认无误后,选择「应用配置」,该工作流将对所有项目生效。

项目内工作流配置

进入任一项目后,在左侧菜单中进入「项目设置」->「项目协同」->「事项类型」,通过右侧「添加事项类型」,即可新增在团队级工作流中配置完成的「美术需求」事项,并根据项目的实际开发工作流,在「操作」中对「工作流」进行修改,可配置选项、操作与「团队级工作流配置」一致,可参考上文进行配置。

「应用配置」后对该工作流的修改将仅在本项目内生效。

经典项目管理Scrum 敏捷项目管理下,规则内可更改的属性值有所不同。

例如:在经典项目管理下,需要实现「美术需求」中的事项流转至「确认交付」时,进度自动更新为 100%。

则可进行以下操作:在「美术需求」工作流中选择「更改属性值」,将当前步骤设置为「任何状态 -> 确认交付」,将更改的属性选择为「进度」,填写进度为「100」,即可实现上述工作流。注意:由于存在子需求/子任务,因此在需求/任务工作流中均需进行配置。

应用其他项目配置

支持复制其他项目中相应的属性和工作流配置,需要在首次启用项目协同功能时,选择「应用其他项目属性配置」。

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